Menús, alergias y acompañantes: cómo preguntarlo sin volveros locos
En este artículo
El «¿vienes sí o no?» es la parte fácil. El caos de verdad llega con todo lo demás: el menú del celíaco que se enteró nadie sabe cómo, el +1 sorpresa que aparece en el banquete, la trona que faltó. Todo eso se evita preguntando bien — es decir: todo, de una vez, en la confirmación.
Qué preguntar exactamente (ni más ni menos)
| Pregunta | Para qué la necesitáis | Formato ideal |
|---|---|---|
| Asistencia | El número total | Sí / No (sin «quizás»: un quizás es un no con plazo) |
| Menú | Cocina del catering | Opciones cerradas: estándar / vegetariano / infantil… |
| Alergias e intolerancias | Seguridad, literalmente | Campo libre + ejemplos (gluten, frutos secos, lactosa) |
| Acompañantes | Sillas y menús extra | Cuántos y nombres — el catering querrá saberlos |
| Niños | Tronas y menú infantil | Edades incluidas si hay menú infantil |
| Transporte/bus | Plazas del autobús | Sí/no + parada, solo si ofrecéis bus |
Las fórmulas que funcionan (copiables)
Pedir alergias sin drama
¿Alguna alergia, intolerancia o algo que debamos saber para que cenes tranquilo? (gluten, frutos secos, lactosa, embarazo…)
Acompañante acotado
Tu invitación es para ti y un acompañante. ¿Nos dices su nombre para tenerle sitio (y menú)?
Niños con cariño
¿Vienen peques? Dinos cuántos y sus edades: habrá menú infantil y queremos que estén tan bien atendidos como vosotros.
Menú con opciones claras
Elige tu menú: tradicional · vegetariano · sin gluten. Si ninguno te encaja, cuéntanoslo en observaciones y lo resolvemos.
Para el grupo familiar
Confirmad a todos los de casa de una vez: nombre y menú de cada uno, y los peques con su edad. Así no se nos escapa nadie.
El campo minado: acompañantes
Los +1 generan más malentendidos que cualquier otro tema — la solución es acotarlos desde la invitación: si el invitado tiene acompañante, su confirmación lo dice y pide el nombre; si no lo tiene, la opción no aparece. Eso es imposible de gestionar con un «confírmame por WhatsApp» y trivial con un formulario que muestra a cada invitado sus opciones. Las reglas para decidir quién tiene +1 están en la lista de invitados sin dramas, y el paso a paso de cómo lo rellena vuestro invitado —niños y menú de cada uno incluidos— está en la guía de confirmaciones.
Cómo entregarlo al catering (sin transcribir)
El catering no quiere capturas de WhatsApp ni «creo que la prima de Jorge era la celíaca»: quiere una tabla — totales por menú, alergias con nombre y apellido, niños con edades. Si recogisteis todo en la confirmación, esa tabla ya existe: con el panel de invitados se descarga en Excel con un botón, con los totales ya contados. Si lo hicisteis por chat, os esperan dos tardes de transcripción y el miedo eterno a haberos dejado una alergia.
Una alergia transcrita a mano es un error esperando su momento. Pedidla una vez, por escrito, y que viaje sola hasta el catering.
El mapa de alergias: del formulario a la mesa
Recoger la alergia es la mitad del trabajo; la otra mitad es que llegue al plato correcto. El recorrido completo: la alergia entra por la confirmación (escrita por el propio invitado: cero teléfono roto) → viaja en la exportación al catering con nombre y apellido → se cruza con el plano de mesas para que la sala sepa en qué mesa está cada caso → y el día B, el maître tiene la lista impresa. Un truco de organizadora: en mesas con varios casos, una nota discreta en el reverso de la minuta evita el «¿el sin gluten era usted?» a mitad de servicio.
Cuándo se cierra cada cosa (timeline de menús)
| Cuándo | Qué se cierra con el catering |
|---|---|
| Al contratar | Estructura del menú y alternativas disponibles (vegetariano, infantil, celíaco) |
| 6-8 semanas antes | La prueba de menú — id con las alergias ya recogidas hasta entonces |
| Fecha límite de confirmación (3-4 semanas) | Recuento provisional por menús |
| 2 semanas antes | Números finales + lista de alergias nominal |
| Última semana | Solo ajustes de fuerza mayor — los caterings serios absorben 2-3 cambios |
Preguntas rápidas
¿Y si un invitado no rellena la parte de alergias?
Campo vacío = sin restricciones, y así se lo podéis decir («si no nos cuentas nada, entendemos que comes de todo»). La responsabilidad queda repartida: vosotros preguntasteis por escrito, él respondió. Es otra ventaja de preguntar EN la confirmación y no de memoria.
¿El menú infantil hasta qué edad?
Lo marca el catering (típicamente hasta 8-12 años). Preguntad el corte al contratar y pedid las edades en la confirmación: así la asignación es automática y sin negociaciones con sobrinos de 13 años en plena boda.
¿Cuántas opciones de menú ofrecemos?
Las que el catering pueda servir bien: lo habitual es un menú principal + alternativa vegetariana + infantil, y las adaptaciones por alergia aparte. Más opciones no es más hospitalidad: es más probabilidad de error.
¿Qué hacemos con las dietas muy específicas (vegana, kosher, halal)?
Campo de observaciones + conversación directa con el catering. Lo importante es enteraros EN la confirmación, no en el cóctel. Por eso el campo libre de alergias/observaciones nunca sobra.
¿Pedimos esta información también a los niños?
Sí: edad (define menú y trona) y alergias igual que un adulto — las alergias infantiles son precisamente las más delicadas.